公司信箱盤點問卷 Slack Thread 打包摘要

2026-07-03 ~ 2026-07-31 · 為官網轉換+鼎新 ERP 專案作帳號盤點的前置作業

一、Thread 主題

為官網轉換 (莫筆克→康德) + 鼎新 ERP 專案作帳號盤點前置作業。從讀「前人清查 xlsx」→ 設計問卷 → 撒給同事填 → 兩次獨立驗證核對 → 建立 canonical 資料 → 導覽整合到 qtracychen.net。

Thread 節奏: 4 週長期線, 主要 milestone 集中在 07-03 (核對報告) 跟 07-06 (架構重整 + CF Access), 之後 07-07/07-08/07-15/07-30 增量更新。

二、觸發事件

公司信箱歷史:

  • 早期同事都用 gmail, 後來轉公司 domain (c2cbuy.com.tw) 但沒人 100% 轉換, 且很多人同時併用
  • 沒有中央清單知道全部信箱, 也不知道哪些信箱綁在哪些系統
  • 官網轉換 + ERP 切換前必須盤點所有帳號、綁定系統、遷移影響範圍

前人有一份 資訊部-人員信箱盤點.xlsx (6 個工作表 · 在職 75 / 離職 60 / 共用 31), 但 stale (陳貴琮 / 黃妙婷 / 方瑋祺 typo 等新進資訊過時)。

三、平台架構決策

A. self-host HTML + D1 + Cloudflare tunnel

放棄 Google Forms, 選 self-host。理由: 資料進 D1 好接後續 ERP, 版面完全客製, 收齊後好寫腳本彙整。

  • 表單 ~/repo/notes/taco/email-audit/index.html — mobile-first vanilla JS
  • 後端 ~/repo/notes/taco/email-audit/server.mjs — Node 22+ 零依賴, port 3217 (127.0.0.1)
  • 對外: cloudflared quick tunnel → *.trycloudflare.com
  • Admin token 存 /home/node/email-audit-admin-token

B. 「綁定系統」用 pill 多選 (5 分類)

社群媒體 / 雲端協作 / AI 工具 / 公司系統 / 行銷金流。最後有「其他補充」textarea。

C. CSV 匯出兩個版本

  • /admin/export.csv (原始, 按 submitted_at 排序)
  • /admin/export-by-domain.csv (07-08 新增, 拆 3 區塊: gmail / 公司 domain / 其他)

D. 核對方法: 兩次獨立 pass 100% 一致

每次核對 (email + 姓名) 用兩種不同 normalize 邏輯 + 兩種不同 lookup 資料結構, 兩次結果一致才算 canonical。

四、資料結構

D1 兩張表:

  • taco_email_audit_responses — 一位夥伴一筆 (id, name, department, extension, others_to_chase, user_agent, remote_ip, submitted_at)
  • taco_email_audit_emails — 一個信箱一筆 (id, response_id FK, email, email_type, purposes JSON, bound_systems JSON, bound_systems_other, frequency, notes)

Migration: 0004_taco_email_audit.sql (初始), 0005_taco_email_audit_bound_systems_other.sql (bound_systems 改 JSON + 加 other 欄位)。

五、產出物 (canonical URLs)

網站導覽 (CF Access 保護 /c2c/*)

  • 主頁 → 快電商 → 資訊部 · 內部 → 信箱盤點 landing (/c2c/internal/mailbox-audit/)
  • 07-30 從 /c2c/mailbox-audit/ 搬到 /c2c/internal/mailbox-audit/ (歸類為資訊部內部)

R2 keep 上的 canonical HTML

檔案 用途
email-audit-crosscheck-2026-07-03.html 07-03 Email 核對報告 (前人 xlsx 交叉比對, 6 個 flag)
email-audit-notfilled-2026-07-07.html 未填名單 canonical (持續 overwrite 更新, 07-30 版反映到 07-15 資料)
email-audit-roster-summary-2026-05-28.html 員工通訊錄摘要版 (剃除敏感個資, 106 位)
email-audit-notfilled-2026-07-06-v3~v6.html 未填名單 iteration 舊版 (audit trail 保留)

問卷 tunnel URL (不穩)

quick tunnel URL 每次 process 重啟就變, 一週壞好幾次。待轉 named tunnel (Shiny 07-07 提過, 需他在 CF Zero Trust 建 named tunnel + 綁 subdomain 如 survey.qtracychen.net)。

六、iteration 時序 (2026-07-03 ~ 07-30)

日期 事件
07-03 17:43 Thread 起點: 使用者要 email 核對, 給前人 xlsx
07-03 18:06 完成核對報告 (48 筆信箱 / 21 位夥伴), 100% 一致, 產出 6 個 flag
07-03 18:08 HTML 報告 v1 上 R2
07-04 02:11 使用者給公司員工資料 xlsx (108 位在職)
07-04 02:18 未填名單 v1 (108 - 19 = 89)
07-06 04:12 使用者本人 (陳思諭) 填問卷 (id=22)
07-06 04:15 v2 修正 (前份分類數字誤植: 門市 42→35, 內勤 17→24)
07-06 04:25 剃除 2 位測試 (大壯 / 顧行舟, 皆到職 2026/05/28), v3 = 106 real
07-06 06:33 v4 grid 版 (上三下三方塊)
07-06 06:42 v5 collapsible 版
07-06 06:52 v6 modal dialog 版 (點方塊開視窗)
07-06 07:14 回歸 v3 直式 (使用者不喜歡方塊)
07-06 07:15 qtracychen.net 首頁加「信箱盤點」button
07-06 07:19 拆掉 /projects/ 下的信箱盤點 section (不算專案)
07-06 07:36 建 /c2c/ 目錄, 首頁改「個人簡介 + 快電商」 (Shiny 加 CF Access rule)
07-07 03:02 Pod 重啟, 快 tunnel URL 第 1 次換
07-07 04:13 使用者確認 3 個 flag (李文盈 canonical / 詹皓穎兩筆保留 / 邱昱銘 dept 更正)
07-07 04:31 蘇珮文填 (財務部 100% 完成)
07-08 07:15 內勤剩 6 → 5 (蘇珮文)
07-08 07:22 陳翊琇填 (業務部 100% 完成) → 內勤 5 → 4
07-08 07:29 新 CSV 匯出「分開 domain」上線
07-15 06:43 Pod 重啟, tunnel URL 第 2 次換
07-15 07:14 tunnel process 又掛 (第 3 次), 半小時內
07-15 08:15 邱詠捻填 (線上通路部 100% 完成) → 內勤剩 4
07-30 15:21 搬 mailbox-audit 到 /c2c/internal/ 下 (歸類為資訊部內部)
07-30 15:31 同步 landing 頁 + 報告到最新 (41 筆 / 38 unique / 內勤剩 4)
07-31 03:24 Thread 打包, 準備開新 thread 討論拆兩份清單

七、Email 核對 6 個 flag 決策 (07-07)

Flag 1: 方瑋祺 vs 方瑋褀 (前人 xlsx typo)

email [email protected] 兩邊都對得起來, 確定同人。前人 xlsx 打錯字「褀」, 應為「祺」。待遷 xlsx 前更正。

Flag 2: [email protected] 在兩人名下

蔡晏婷 (甜甜) 填了, 但前人 xlsx 記為阮淬菡的公司信箱。待跟 HR 確認實際歸屬。

Flag 3: [email protected] 5 位夥伴填

前人清單沒這個 email, 5 位 (方瑋祺 / 林姵希 / 蔡晏婷 / 鍾昕妤 / 吳傲婷) 都填了。看似共用系統帳號或部門收件 alias。待逐一問清楚實際是哪個 email。

Flag 4: 「離職名單被繼任者接手」的信箱 (累計 6 個, 07-30 更新)

信箱 前主人 現使用者
[email protected] 徐靜儀 Stacy 陳貴琮
[email protected] 林育甹 陳貴琮
[email protected] 王瑞展 楊子萱
[email protected] 楊君如 蔡晏婷
[email protected] 杜玫玲 蘇珮文 (07-07 新增)
[email protected] 林芷稜 邱詠捻 (07-15 新增)

這 6 個 email 應從離職欄挪到在職欄, 並註記接手時間。

Flag 5: [email protected] 已轉手 (資料已知)

前人 xlsx 兩處都記了 (在職吳傲婷 + 離職簡暉倫)。建議只留在職欄, 或改註記「已轉手」。

Flag 6: 3 位新進不在前人 xlsx

陳貴琮 (人資部) / 黃妙婷 (門市部) / 方瑋祺 (小編 · 見 Flag 1 typo)。前 2 位為 2026 新進, 前人 xlsx 過時。

決策 A: 李文盈 vs 李文瑩 (07-07 使用者拍板)

問卷 id=34 填「李文盈」, HR 系統 xlsx「李文瑩」。以填表人為主, canonical = 李文盈。建議請 HR 更正系統姓名。

決策 B: 詹皓穎兩筆保留 (id 33 + 36)

email 相同 ([email protected]), 但 purposes / bound_systems 互補。兩筆都保留, 交接時 merge 為單筆 (用途「雲端服務」+ 綁 Adobe / Canva / Adobe Premiere Pro)。

決策 C: 邱昱銘部門「以通訊錄為主」

問卷填「採購」, 通訊錄「服裝課」→ D1 已 update dept 為「服裝課」。

八、事件與教訓

2026-07-01 15:05 UTC 誤刪 20 筆真實回覆 (先前 thread)

在做時區改版 smoke test 時貼上前一天的清理指令 DELETE FROM taco_email_audit_emails; DELETE FROM taco_email_audit_responses;, 沒意識到問卷已上線有 20 筆真實回覆, 全數刪光。

救援: Cloudflare D1 Time Travel 30 天內 point-in-time restore, restore 到 15:05:30Z, 20 筆全數回來。DELETE 後才填的陳羿筑 (客服部) 從備份手動 re-insert。總損失: 0 筆。

新規則: 煙霧測試絕不用 DELETE FROM 全表, 一律 WHERE 限定。已寫入 auto-memory。

quick tunnel 不穩 (一週壞 3~4 次)

同個 pod 內 server + tunnel 兩個 process 常被無故 kill (openab 平台 process reaper? memory limit?)。快 tunnel URL 每次重啟就變, 每次都要更新 mailbox-audit 頁面 URL + wrangler deploy。

根治: named tunnel (綁定固定 subdomain 如 survey.qtracychen.net). Shiny 07-07 討論過, 免費, 但需他在 CF Zero Trust 建 tunnel + 給 token, 尚未推進。

07-06 分類數字誤植

07-04 未填名單 v1 分類寫「門市 42 / 內勤 17」但實際表格列 24 行, 統計數字打錯。v2 已修正為「分店 35 / 實體門市部 2 / 內勤 24」。教訓: 統計數字要 double check 對得上表格數列。

九、qtracychen.net 導覽架構 (現況)

/              (公開, Tracy Chen 個人主頁)
├── /about/    (公開, 個人簡介)
└── /c2c/      (CF Access 保護, 快電商工作台)
    ├── /c2c/projects/     (公司專案: 官網轉換 + 鼎新 ERP 相關文件)
    ├── /c2c/info/         (資訊部公司內部公開文件, 目前 SOP)
    └── /c2c/internal/     (資訊部同仁專用)
        ├── worklist.html            (工作待辦清單)
        ├── mailbox-audit/           (信箱盤點 ← 本 thread 產出)
        └── (週報, 月報, 主管會議簡報, 打包 thread 等)

CF Access rule 覆蓋 qtracychen.net/c2c/* + qtracychen.net/projects/* (Shiny 於 CF Zero Trust > Applications 設定, 07-07 加 c2c destination)。

十、現況 (2026-07-31)

問卷收集

  • 41 筆回覆 (38 位 unique 姓名 · 因吳佩思填 3 次 + 詹皓穎填 2 次)
  • 88 筆信箱 (35 在職 / 1 轉手 / 6 離職接手 / 7 共用 / 39 找不到)

未填分布 (106 實際員工 - 38 已填 = 68 未填)

  • 倉儲部: 30 (預期不催, 改盤點主管信箱)
  • 分店 (8 間): 34 (預期不催, 改盤點每店共用信箱)
  • 實體門市部總部: 0 (曾友彥 / 黃妙婷 都填了)
  • 其他內勤: 4 (森田 · VIC · 涂智婷 · 雷逸如)

已 100% 完成的部門 (內勤)

財務部 (07-07) · 業務部 (07-08) · 線上通路部 (07-15) · 資訊部 (07-06 Tracy 本人)

內勤填答率

36/40 = 90%

十一、給下一 thread 的 context

使用者剛提出的新需求 (2026-07-31 03:24)

使用者宣佈:「c2cbuy 網域內所有信箱都清查完成了」, 想拆兩份清單來呈現:

  1. c2cbuy 網域清單 (公司)
  2. gmail 清單 (需要說明使用人員 + 用途)

Bot 已回問 3 個 clarify (使用者尚未回覆):

  • Q1: 「清查完成」的資料在哪 (xlsx / csv / 貼上)? 因為要跟問卷資料 merge 才 canonical
  • Q2: 產出形式 (兩份 HTML on qtracychen.net / 一份 Excel 上 R2 / A+B 都做)?
  • Q3: gmail「用途」直接 render D1 purposes 欄位就好, 還是加風險分類 (綁 ERP/銀行的 gmail 應遷公司信箱)?

其他 pending 事項 (跨 thread)

  • 內勤剩 4 位催填 (森田 · VIC · 涂智婷 · 雷逸如, 主要 3 位高階主管)
  • 6 個「離職名單被繼任者接手」信箱 待更新前人 xlsx (從離職欄挪到在職欄 + 註記接手時間)
  • Flag 2 Winnie 歸屬 / Flag 3 system@ 追蹤 待跟 HR / 5 位夥伴確認
  • 李文盈 canonical 更正 建議請 HR 更正系統姓名 (盈 / 瑩 一字之差)
  • quick tunnel 轉 named tunnel (Shiny 待動作, 一週壞 3~4 次 signal 明確)
  • 倉儲 30 + 分店 34 盤點策略: 改抓主管 + 共用信箱, 不催個別員工
  • 交接康德 / 鼎新 帳號規劃 canonical CSV 尚未定稿

主要 canonical URLs (帶到新 thread)

  • 未填名單: https://r2.qtracychen.net/keep/email-audit-notfilled-2026-07-07.html
  • Email 核對報告 (07-03 版): https://r2.qtracychen.net/keep/email-audit-crosscheck-2026-07-03.html
  • 通訊錄摘要: https://r2.qtracychen.net/keep/email-audit-roster-summary-2026-05-28.html
  • 信箱盤點 landing: https://qtracychen.net/c2c/internal/mailbox-audit/